Horaires, réservations et lien entre quêtes : un seul QR pour un musée + une rando + un parcours saisonnier

Le Musée VAPRVM, à Tercé (Vienne, 86), gère trois activités très différentes. Un parcours extérieur permanent dans le bourg sur l'Histoire-Mémoire (la rando-énigmes 39-45). Une enquête intérieure dans les salles du musée, ouverte du mardi au dimanche pendant la saison touristique. Et une troisième en préparation : une boucle longue distance qui couvre les villages voisins. Trois ouvertures, trois logiques d'accès, et pourtant un seul QR code à imprimer pour tout proposer au visiteur. Voilà comment LiveQuest gère ce genre de configuration sans que le visiteur ait à se poser la moindre question.

La contrainte : trois quêtes, trois rythmes d'ouverture

La situation du Musée de Tercé est typique des structures patrimoniales qui veulent diversifier leur offre numérique. On a :

• Une quête permanente — la rando 39-45 dans le bourg. Disponible 365 jours par an, à n'importe quelle heure.
• Une quête à horaires — l'enquête dans le musée. Ouverte uniquement pendant la saison touristique (du 1er avril au 1er septembre), du mardi au dimanche, sur des créneaux d'après-midi. Quand le musée est fermé, la quête doit être indisponible.
• Une quête à venir — la rando longue distance. Pas encore lancée, mais on veut déjà préparer le terrain.

Sur le terrain, l'idée n'est pas de demander au visiteur de comprendre tout ça. C'est l'inverse : il scanne UN seul QR, et il voit ce qui est ouvert, point. Si le musée est ouvert quand il scanne, on lui pousse l'enquête intérieure. Sinon, on lui propose la rando extérieure permanente. C'est le job du logiciel, pas le sien.

Étape 1 — L'agenda d'ouverture, par quête

La première brique, c'est de pouvoir dire à chaque quête : « tu es ouverte tel jour, à telle heure ». LiveQuest expose un éditeur d'horaires qui ressemble à ce qu'on voit chez n'importe quel office de tourisme :

• Une période globale (par exemple du 1er avril au 1er septembre, pour une saison touristique).
• Des horaires par jour de la semaine avec plages multiples possibles (matin et après-midi, pause repas).
• Des exceptions à venir (jours fériés, événements spéciaux, journées du patrimoine).
• Une capacité par créneau et un pas de réservation (toutes les 30 min, toutes les heures…).

Concrètement, pour l'enquête intérieure du musée VAPRVM, on a paramétré : ouverte du mardi au vendredi de 15h à 18h, le samedi de 14h à 17h, le dimanche de 15h à 18h. Créneaux de 30 min, capacité 20 personnes. Période : 1er avril–1er septembre 2026. C'est une configuration de quelques minutes dans l'éditeur — et après, on n'y revient plus avant la saison suivante.

Ce qui change tout, c'est que chaque quête a son propre agenda. La rando extérieure n'a pas d'agenda du tout (elle est toujours ouverte). Le musée, lui, a un agenda complet. Le moteur LiveQuest sait à tout moment laquelle est ouverte, et il s'en sert.

Étape 2 — L'inscription en ligne, quand c'est nécessaire

Pour la rando extérieure permanente, on ne demande rien : un visiteur scanne, il part. Pas de réservation, pas de friction.

Pour le musée, c'est différent : les créneaux sont à capacité limitée (le médiateur ne peut pas accompagner 50 personnes en même temps dans les salles). On active donc l'option « Inscription obligatoire » sur cette quête. Le visiteur qui scanne tombe alors sur une page de réservation publique :

https://livequest.fr/booking/vaprvm/vienneww2

Il choisit un créneau ouvert, laisse son email, valide. Il reçoit un code par email — c'est ce code qui lui débloque la quête le jour J. Si le créneau est plein, il peut s'inscrire en liste d'attente : si quelqu'un annule, il est promu automatiquement et reçoit un email de confirmation. Aucune intervention du musée.

Côté maker (le musée), on peut aussi couper les emails de notification (« vous avez une nouvelle inscription ») quand on en reçoit beaucoup — utile pour ne pas se faire spammer le matin lors d'une journée chargée.

L'inscription en ligne reste optionnelle. On l'active là où on en a besoin (quêtes à capacité limitée, journées encadrées par un guide, accès payant) et on la laisse coupée ailleurs (rando libre). Pas un module à activer pour toute la structure : un simple toggle par quête.

Étape 3 — Le lien entre quêtes : l'idée maîtresse

Maintenant le morceau qui change tout. Quand le visiteur scanne le QR du Musée de Tercé, qu'est-ce qu'il voit ? Ça dépend.

Ce qu'on voit ici, c'est le QR multi-quêtes : un seul QR code dans le bourg, et le visiteur peut choisir parmi plusieurs quêtes proposées par la même association/musée. Les ouvertes sont en haut, les fermées descendent en bas (avec mention de la prochaine ouverture). C'est notre première mécanique de filtrage automatique selon l'agenda.

Mais ça va plus loin. Pour chaque quête du QR, on peut cocher une option : « Si disponible, mettre en avant dès le début des autres quêtes ». C'est l'option qui change tout pour les structures qui ont une activité événementielle au milieu d'une activité permanente.

Concrètement : le médiateur du musée coche cette option sur l'enquête intérieure. Du coup, quand un visiteur arrive sur la rando extérieure permanente pendant les heures d'ouverture du musée, il voit s'afficher en tête de la page d'accueil un bandeau ⭐ « Disponible maintenant : La Vienne dans la 2e Guerre Mondiale » avec un lien direct. Quand le musée est fermé, le bandeau disparaît automatiquement. Aucun bouton à activer manuellement — c'est l'agenda qui pilote.

L'effet en pratique : un grand-parent qui se balade dans Tercé un samedi après-midi, scanne le QR pour faire la rando 39-45 avec son petit-enfant — et tombe sur « Tiens, pendant qu'on y est, le musée est ouvert juste à côté, et il y a même un cadeau prévu pour les enfants ». La conversion vers la visite intérieure se fait toute seule. Sans appli à installer, sans newsletter à lire, sans calendrier à consulter.

Le détail qu'on a ajouté en mai 2026

Le mécanisme initial du bandeau ⭐ donnait juste le nom de la quête mise en avant et un lien « Découvrir ». On a ajouté deux choses qui rendent le bandeau bien plus utile en pratique :

• Un message personnalisé par quête mise en avant. Le maker le rédige une fois, il s'affiche dès que la quête correspondante est ouverte.
• Une mention « Cadeau prévu pour Enfant / Adulte » directement dans le bandeau. Beaucoup de musées et offices de tourisme prévoient un petit cadeau de fin (livret, boîte de bonbons, photo souvenir) — l'afficher dans le bandeau, c'est un trigger fort, particulièrement avec des enfants.

Le maker coche les cases dans la config de la quête, et le bandeau s'enrichit automatiquement.

Pourquoi c'est intéressant pour une structure mixte

Le cas du Musée VAPRVM n'est pas isolé. Beaucoup de structures patrimoniales sont dans cette configuration mixte :

• Office de tourisme avec une rando-énigmes permanente (toute l'année) et un parcours événementiel saisonnier (juillet-août, journées européennes du patrimoine).
• Musée avec une quête extérieure dans la ville et une enquête intérieure pendant les heures d'ouverture.
• Commune avec une rando familiale permanente et un parcours plus exigeant pour adultes lors des nuits du tourisme ou de la fête de la commune.
• Site naturel avec un parcours libre tout au long de l'année et un parcours guidé pendant les visites accompagnées du dimanche.

Dans tous ces cas, le mécanisme est le même : un QR principal, plusieurs quêtes derrière, et l'agenda qui pousse automatiquement la bonne quête au bon moment. Plus besoin d'imprimer un QR par activité, plus besoin de mettre à jour un panneau quand la saison change.

Concrètement, comment on met ça en place

Pour une structure qui veut passer à cette configuration, voilà la séquence :

1. Créer chaque quête séparément dans le maker LiveQuest. Une quête extérieure, une intérieure, etc. Chacune a sa propre URL publique.
2. Renseigner l'agenda d'ouverture pour les quêtes qui en ont besoin (musée, parcours saisonnier, créneaux guidés). Les autres restent sans agenda — toujours ouvertes.
3. Activer l'inscription en ligne sur les quêtes à capacité limitée (cocher « Inscription obligatoire », éventuellement « Liste d'attente »).
4. Créer un « lien de quêtes » dans le maker (menu Lier des quêtes) : on choisit les quêtes du même groupe, on leur donne un nom commun (ex : « Musée de Tercé »), et l'URL publique du QR principal est générée.
5. Cocher « Mettre en avant dès le début des autres quêtes » sur les quêtes événementielles. Ajouter un message personnalisé court et cocher 🎁 Cadeau si c'est le cas.
6. Imprimer le QR du lien (un seul, partout : à la mairie, à l'OT, sur les flyers, sur le panneau d'entrée du musée).

Le visiteur, lui, ne voit que ça : il scanne, il voit ce qui est ouvert, il choisit ou il accepte la suggestion en tête. Toute la mécanique d'horaires, d'inscription et de bascule est invisible pour lui. C'est ce que LiveQuest fait depuis 18 mois sur le rallye-énigme — on a juste étendu cette philosophie aux structures qui ont plusieurs activités à proposer en parallèle.

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