Inscriptions en ligne par créneaux : votre quête devient un vrai événement

Les offices de tourisme, communes et musées qui utilisent LiveQuest nous l'ont demandé pendant des mois : un vrai système d'inscription en ligne, avec agenda d'ouverture, choix de créneau par le participant, et gestion des places. C'est livré.

L'agenda d'ouverture, comme un vrai outil de réservation

Définissez les horaires d'ouverture de votre quête, par jour de la semaine. Lundi 14h-18h tous les 30 minutes pour 20 personnes ? Samedi 10h-12h puis 14h-17h pour 30 ? Aucun problème — on supporte plusieurs plages horaires par jour, des intervalles personnalisés, et des capacités différentes par plage.

Vous pouvez aussi définir une période d'ouverture globale (par exemple « du 1er juin au 30 septembre »), et des exceptions pour fermer un jour férié ou ouvrir un dimanche exceptionnel.

Côté participant : un calendrier interactif

Plus de formulaire vague avec champ « date souhaitée ». Le visiteur arrive sur la page d'inscription publique de votre quête et voit un vrai calendrier mensuel : les jours disponibles sont en vert, les jours fermés en gris, les jours saturés indiquent qu'il ne reste plus de place.

Il clique sur un jour, choisit son créneau parmi les horaires disponibles, renseigne son équipe (nom, email, nombre de participants, mineurs ?), et c'est validé. Email de confirmation automatique avec :

• Le code d'accès à la quête (6 lettres + 4 chiffres)
• Un lien direct vers la quête avec le code intégré
• Un lien « Ajouter à mon calendrier » (.ics avec fuseau Europe/Paris)
• Un lien « Gérer mon inscription » pour modifier ou annuler

Multi-circuit : un seul événement, plusieurs publics

Si vous proposez plusieurs niveaux de circuit (boucle famille 3 km, grande boucle 8 km, version sportive 12 km…), le participant choisit son parcours au moment de l'inscription. Vous voyez la répartition par circuit dans votre tableau de bord, et les feuilles d'émargement sont filtrables par circuit.

Liste d'attente automatique

Activez la liste d'attente si vous voulez : quand un créneau est plein, le participant peut s'inscrire en liste d'attente. Si quelqu'un annule, la première équipe en attente est promue automatiquement — avec email de confirmation. Aucune intervention manuelle requise. Et si vous augmentez la capacité d'un créneau plein (parce qu'un bénévole supplémentaire est arrivé), les équipes en attente sont promues dans l'ordre, jusqu'à remplir la nouvelle capacité.

Côté maker : tableau de bord complet

Modal Outils → Créneaux & inscriptions dans votre dashboard :

• Vue calendrier admin : mois interactif, click sur un jour pour voir les inscriptions du jour
• Liste filtrée : confirmées / en attente / annulées / toutes — avec recherche live (nom, email, code)
• Statistiques : taux de remplissage, nombre d'équipes, créneaux saturés
• Inscription manuelle : ajouter une équipe par téléphone / sur place
• Export CSV émargement (filtré par statut)
• PDF émargement imprimable pour le jour J avec cases « présent » et zones de signature

Verrous de sécurité

Quand des inscriptions existent, certaines actions sont protégées : impossible de supprimer la quête, de la renommer, de désactiver le mode, ou de changer l'agenda d'une façon qui orphelinerait des inscriptions. Une modal vous propose alors de « Annuler toutes les inscriptions » (avec email d'annulation à chaque équipe) avant de continuer, ou de forcer si vous savez ce que vous faites.

Cas d'usage

• Office de tourisme : ouvrir la rando-énigme du dimanche matin, capacité 30, 1 départ toutes les 30 min
• Commune : escape-game patrimoine pendant les Journées du Patrimoine, 8 créneaux dans le week-end
• Asso : team-building entreprise sur réservation, paiement à l'inscription via HelloAsso
• Musée : enquête multi-salle pour groupes, plusieurs niveaux de difficulté, gestion scolaire facilitée

→ Activez l'agenda d'inscription depuis le menu Outils de votre quête. Disponible dans tous les plans payants.